将一张A4纸横放,左上方写标题,右上方写日期,正文写4~6行,每行20~30字,给自己1分钟时间写完1页,每天至少写10页笔记。
这个武器的作用是训练思维,坚持下去能让大脑越来越灵活。
不管工作还是生活上遇到问题,赤羽雄二都会用A4纸梳理,让自己想清楚再行动。
如果让赤羽雄二制作文件,他一定会先用零秒思考法制作30~50页笔记,把工作要点难点、解决方案条分缕析。同时做好心理建设,消除不安和混乱,再正式开始工作,这样完成工作的胜算大大增加。
第二个武器:PDCA循环法
PDCA是指Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)、Act(改进),是一种管理循环工具。
每当运用这种循环工具时,工作的质量都能得到提升。一次、两次甚至多次运用该循环工具后,工作的成果便能日臻完善。
赤羽雄二认为,使用PDCA法有个前提,那就是必须重视工作速度。
只有速度提升,才有时间运用PDCA法不断优化工作。
还是以制作文件为例,我们看看赤羽雄二使用PDCA法的工作步骤:
第一次:
Plan(计划):讨论文件的整体构成、页面分配以及每一页的内容、是否有遗漏等。Do(执行):完成所有页面的制作。Check(检查):确认最初的目标是否全部达成。Act(改进):重新编写不足的部分和不适当的部分。
第二次:
Plan(计划):重新讨论文件的整体构成、页面分配以及每一页的内容、是否有遗漏等。Do(执行):全面修改。Check(检查):确认最初的目标是否全部达成,站在文件阅读者的立场来确认。Act(改进):重新编写不足的部分和不适当的部分。
第二次运用PDCA会比第一次更快,第三次运用会比第二次更快,修改部分越来越细致,自我敏感度和大脑的无头绪状态也能不断得到改善。
作者提醒,有的人很擅长Plan(计划),但却不擅长Do(执行)。有的人不擅长Plan(计划),却充满了行动力。有的人对Plan(计划)和Do(执行)都不怎么擅长,但却特别擅长Check(检查)和Act(改进)。
不要遇到不擅长的步骤就终止PDCA循环,只要稍加改进,就能完整地运用整个循环工具。
从简单工作着手,就会渐渐把握高速运用PDCA管理循环的诀窍。
提升工作速度,变身效率达人
有了A4纸思考法和PDCA循环法这两大武器还不够,想要变身效率达人,还要遵守作者总结的8个原则。
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