博览会是会议展览活动高层次的组织形式。博览会往往是国际间的。国际博览会是指有许多国家参加的、规模宏大的产品、技术、文化、艺术展览及娱乐活动。它是指一种国际集市，除进行交易外，还有产品展示。这就使参加博览会的客商除能获得现场交易外，还可以通过产品展览和会上宣传，同世界各地建立更广泛的商贸联系，扩大以后的销路。

博览会的种类很多，大体有专业性和综合性两种。专业性的博览会只限同类商品的交易和展出，如德国科隆国际博览会每年举行两次，一次为纺织品博览会，一次为五金制品博览会。云南昆明世博会也属专业性的博览会，以世界园艺和花卉展览及交易为主。在综合性的博览会中，各种商品都可以参加交易展出，如德国莱比锡国际博览会、我国广州出口商品交易会、杭州西湖博览会等。广州出口商品交易会创办于1957年，它由我国各专业进出口公司联合举办，每年4月和8月在广州举行，会上展出各种商品或样品，邀请世界各国客商前来参加，并在会上进行交易。

3世博会

世博会是世界性的、众多国家参加的综合产品展览交易会。世博会的宗旨是促进世界各国经济、文化、科学技术交流与发展，被誉为世界贸易界的“奥林匹克”盛会，是会议展览活动的最高组织形式，受到各国政府、商界和专业人士的广泛重视。一个半世纪以来，它以不断丰富和深化的形式、内涵，洋溢着人们对未来生活的憧憬与追求，表达了人们推动科技发展与文明昌盛的理想，促进了社会的繁荣与进步。综观人类社会的历史，世博会历史源远流长。一百多年前巴黎世博会留下的遗产是埃菲尔铁塔，现在已成了巴黎乃至法国的标志性建筑，是全世界的旅游热点；1970年日本大阪世博会，带动了日本整个关西地区近10年的发展。

世博会是中国人认识世界的窗口。在1851年英国伦敦举办的首届世博会上，来自上海的商人徐荣村以自己“荣”记湖丝参展，一举荣获金牌大奖。此后至20世纪初期，中国人多次参与世博会，在让世界了解中国，中国认识世界的艰辛曲折中，世博会上亮相的中国人、中国产品和中国文化，已成为中国从封闭走向开放的缩影。自从1982年我国重新走进世博会，至今已经12次正式参加世博会，并于1999年成功举办了中国昆明世界园艺博览会。2002年12月3日，我国上海赢得了2010年世博会的举办权，再次谱写了中国更深入地融入世界，进一步开放中国，让世界更全面地了解中国的历史新篇章。中国政府和中国人民正在以积极的行动，高昂的热情，全力投入开展世博会的各项筹备工作，满怀信心地期待着世界上最成功、最精彩、最难忘的世博会在浦江两岸的热土上隆重举行。2003年12月12日，国际展览局第134次成员国代表大会在法国巴黎举行。我国外交学院院长、前中国驻法国大使吴建民在会上当选为新一任国展局主席，这是建国以来中国人首次在国际主权国家联合体中担任主席。这一切预示着我国的会展业正进入了一个腾飞的历史阶段。

上海举办2010年世博会，这是第一次由中国人来承办，这对于飞速发展的中国、对于正在努力建设国际大都市的上海及上海周边地区的发展具有十分重要的意义。在我国加入wo后，离不开会展业的深入发展，对外加强合作交流，对内与全国各地、各企业横向联合和相互沟通。只有这样，才能扩大服务业对外开放；才能培育出新的经济增长点，提升国际性大都市的品位；才能推动经济的健康、全面发展；才能扩大就业领域和妥善安置下岗、转岗人员；才能妥善安排好国有企业解困问题，从而造成一种健康发展的经济跨越式发展的运行模式。2010年上海世博会将有近200个参展国家、地区和组织，世博会场址总面积达到400公顷，参观人次7000万以上，不仅可创造数十万个就业机会，给当地经济发展带来巨大的政治和经济收益。作为中国经济发展的新亮点，当前上海会展经济正以每年20％的速度增长，更急需数万名专项人才。如今上海已将会展人才的发展计划引入本地高校，一个高校培养会展人才的热潮正在掀起。同样，不可或缺的、与之相适应的会务服务人员的服务能力，也亟待提高。会务服务面临新的发展机遇，这对会务服务员的培训提出了新的挑战，本教材就是在这样一种新的形势、新的要求下组织编写的。

三、会务工作与会务服务

（一）会务工作

一般情况下，召开会议或与会议相关的活动总是需要一些工作人员经过一定的组织安排、协调才能顺利进行。因此，我们把筹备会议、做好会议的组织安排称为会务工作。

会务工作的任务是为保障会议的召开提供全面的服务，是整个会议不可缺少的一部分。会务工作包括会议的准备、召开、善后三个阶段。其主要工作有为领导拟定会议的目标和议题，拟定会议的举办形式，拟定会议的时间、地点、出席范围和议程，拟写会议的文件和领导讲话稿，发放会议通知，安排会议场地和与会者食宿，做好会议接待服务，做好会议记录，做好会议总结和宣传，组织落实会议贯彻意见，做好会议善后工作等。

（二）会务服务

会务服务也称会务接待服务，是大家常见的一种服务形式，属会务工作中的一部分，是会务工作中事务性、服务性的工作。因此，会务服务是为保障会议召开而进行的各种具体事务工作的总称。

会务服务的概念对应会议，也有狭义和广义之分。狭义的会务服务，专指为各类会议提供服务，如为党的代表会议、政府工作会议、总结会、研讨会、现场会、办公会、座谈会、经验交流会、报告会、董事会、洽谈会等会议提供保障服务；广义的会务服务，是指为与会议相关的各种内容的活动提供全方位的服务。不仅为各类会议提供服务，还包括了为各种集会、各种活动提供服务，如会见、接见、新闻发布会、剪彩、签字仪式等，以及各种类型的展览会、博览会、恳谈会、联谊会、论坛等。本教材所述的会务服务，是从广义的角度来审视的。因此，会务服务指的是，为各类会议提供事务性服务；为与会议相关的各类活动提供后勤保障服务；进行会议设计、布置和装饰等。

四、会务服务的任务与内容

人们对会务服务的认识，一般局限于布置会场，开会时为客人倒茶送水、会议后清扫场地，为与会者送行。早年我国各地就有人开始从事这项服务工作了。当时宾馆客房紧张，火车票与飞机票难买，一些单位抽调人员，四处奔波，为远道而来的与会人员落实食宿行程。以前各单位召开会议，即使是比较大型的会议，也是这样认识，这样过来的。

但是随着经济的发展，人民生活水平的提高，以前的会务工作要适应高等级的会议或大型会议、特别是国际会议中心城市的要求，光靠迎来送往和倒倒茶水、买买票之类的低层次服务是远远不够的。从发展的角度看，高层次的会务服务更为需要。从国外办会的经验看，最重要的会务服务是会议的设计和策划，从与会者的组织、现场布置、管理到政府、媒体的公关等等都要求高水平的服务，使会议开出效果来。现代的会务服务，已把对服务人员的政治、文化、礼仪、气质等要求融入服务的整个过程，这是全新意义上的会务服务。这不仅是现代服务的要求，更是发展的要求，它必定要求相关人员掌握现代会务服务的知识和技能，不断提高会务服务员的整体素质。

（一）会务服务的任务

1为保障各类会议的圆满成功提供服务

会议是遵从现实必要性和现实可行性相统一的原则，即客观上需要实现它并且具备实现的基本条件而召开的，是有一定目的的。会务服务就是要通过安全、满意的服务，确保会议的成功召开或各类活动的圆满举办。会务服务的好坏会直接影响会议的成败。试想，如果会议的接待误时误地、会间的安排杂乱无章，安全卫生提心吊胆，这就难以达到会议预期的目的。

2为与会者提供优质的物质和精神服务

达到会议所期望的目的，这自然是会议的首要任务。但在达到会议目的的同时，通过优质服务，让与会者在物质和精神方面得到满足，这是会务服务员的一项重要任务。受条件或环境的限制，有的会议的服务工作，与会者或主办者自己代劳了。但随着人们生活的提高，会议层次的提升与范围的扩大，对会务服务提出了越来越高的要求。物质满足主要是指为与会者提供更具现代化、科学化的会议场所、先进设备、生活设施、后勤供应等硬件。精神满足主要是指对优质服务的认同感。优质服务是服务行业的服务宗旨，会务服务的根本目的，也就是要为与会者提供优质服务。总的要求是，通过服务员标准、得体的语言交流，让与会者感到像在自己的家园一样有亲切感；通过服务员细微、周到的安排和帮助解决困难，使与会者高兴而来，满意而去，获得满足感；通过服务员有针对性的服务，让与会者感受尊重感；通过服务员理性化、品牌化服务，让与会者有难以忘怀的亲近感。与会者一次良好的心理感受，就是精神文明成果的一种享受。

3给与会者留下良好的印象

服务员在一定程度上是所在单位或团体或国家的公务人员或普通国民的代表，其服务状态如何、服务质量如何往往像镜子一样，特别明显地反映出公务人员或普通国民的素质。通过服务给与会者留下良好的形象，树品牌、广召天下，会务服务员要有这样的服务理念。

4确保与会者安全

与会者安全是会议和各类活动成功的基础。会务服务人员要加强会议、住所等场地的安全保卫、治安消防工作，包括交通安全。大型会议应请交通部门协助配合，一些高层会议还应有警卫措施；要满足会议的保密要求，服务员要严格遵守保密纪律；要重视饮食卫生，避免发生食物中毒事件；搞好会议场地及周边环境的清洁卫生，大型会议要为与会者配备专职医护人员或指定求医地点，提供安全卫生方便的就医场所。

（二）会务服务的内容

会务服务是围绕会议或活动的整个过程进行的，因此，会务服务的内容，主要包含了会议服务与会议接待两个方面。一般来讲，接待工作主要在两头，而会议服务在中间，它们是一个整体，哪一环都不能脱节或轻视。

我国目前各级机构一般会议的服务内容基本雷同，都由接待、住宿、会间、餐饮等几部分服务内容组成。会议的主办单位一般承担行政性会务工作，如会议通知等文告的拟制、会场的选定、会议的签到与文件的发送、会议记录等；会务服务部门一般负责事务性工作，如接送与会人员、会议期间的后勤保障等。有的单位目前还没设专门的会务服务部门，一旦需要召集开会或举办什么活动，由会议的主办部门与单位办公室或秘书处共同协商举行，必要时请其他人员给予协助。

当前我国的一些企业集团或综合性行政部门根据国外的先进经验和单位的实际需要，已成立了专门的会议服务机构，专司会务、接待等一揽子服务。有的省市企业也出现了“会务服务公司”、“会议代理”这一办会新形式，针对会务服务的特点，专门设立了会务一条龙服务机构，客房、销售、餐饮等各部门协同作战，从事与会者往返车票的预订与吃住行等事务。一个会议自谈判到会议闭幕从头跟到底，会议有任何要求，只要找到“总管家”就能解决。他们的会务服务主要内容是：

会前准备，如会议通知、会场布置、会议编组、证件制发、交通接送、安全保障；会间工作，如人员签到、迎候入座、文件印发、会议记录、参观引导、会场调度、现场指挥、生活服务；会后收尾，如票务安排、文件清退、财务结算、会场清理等。国际组织或国外较大的行政机构大多设有专门的会议服务部门（conferenceservice），配备了一些从事会议服务的工作人员，通常被称为“会议官员”（conferenceofficers）。他们的服务内容主要有：

会前布置会场、检查桌椅摆放、灯光、室温、音响、传译等设施；负责与会人员的注册登记，包括签到和领取代表证、会议文件及纪念品等；检查、引领与会人员入席，清退非请人员；为与会人员提供饮料、茶水、纸笔等服务；记录会议的进行过程及代表的发言程序、内容和相关会议情况；对要求发言的代表进行登记，及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书；

在场内分发代表发言稿、声明、提案等，通常在发言时分发。收缴代表临时发言的手稿或有关资料，复印后立即送还；处理会议期间所发生的事务、提供其他所需的服务。会议官员具有广泛的服务内容，是会议顺利进行的重要保证。会议官员间有明确的分工，由负责人统一高度指挥。现代会务服务的概念已不再是迎来送往、打水泡茶，而是涵盖了会务服务工作的全部内容。从会议的接洽到会前接站，引导、提供咨询、安排休息、引入座位、会间服务、餐饮招待、环境介绍、设备使用、参观游览、车船订票等，还有需要帮助解决困难或其他有特殊需要的服务工作。因此，会务服务是全方位、立体化的服务。

全方位的服务包括：会议前后全过程的服务，24小时的咨询服务，全天候的接送迎往，不同肤色、不同习惯人员的接待，解决与会者所有需要解决的困难。立体化的服务包括：不同类型的各种会议或各类活动的服务，标准普通话、多国语言接待，餐厅、客房服务，电脑订座和网络结算，会议设计，装饰等。

五、会务服务的特点与原则

（一）会务服务的特点

1责任性

这是会务服务比较突出的一个特点，尤其是政治责任性，对会务服务员要求特别高。会议是领导工作的一种重要方式，出席会议的领导身份越高，会议的层次也就越高，对会务服务的要求也就越高。按宪法或有关法律规定定期召开的会议、研究制定法令法规的会议以及单位决策性会议等，要讨论和决定方针、政策，规格高、规模大，要求会务服务人员无论哪一环节、哪一细节都必须做到一丝不苟。特别是国际间的或中央、国家的高层会议，接待服务丝毫不能出差错。会务服务员的言谈举止，在外宾或客人的眼里，是国家或组织的工作人员的形象，在一定程度上也就是国家或组织的形象，因此服务态度和服务技能千万马虎不得。高规格的、敏感性的会议，一个小小的失误，都会给国家和组织带来难以挽回的影响。

2从属性

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